Shadow IT, ¿tiene algo bueno?

Hoy quiero hablarte sobre el Shadow IT, un nombre que suena muy mal y que seguramente piensas que no puede augurar nada bueno, pero en realidad, el Shadow IT aporta información relevante sobre tu empresa y puede ayudarte a crear una estrategia de ciberseguridad mucho más sólida de la que dispones. 

Qué es el Shadow IT

Se trata de todo tipo de elementos tecnológicos (software, dispositivos, servicios…) utilizados por una empresa, pero que no están gestionados ni controlados por el departamento IT. Incluso, hay veces que ni siquiera los responsables de la infraestructura IT son conscientes de su existencia (por eso también se conoce por el nombre “invisible IT”). 

Por tanto, el Shadow IT significa que un empleado está utilizando, por ejemplo software, sin que éste sea gestionado por el departamento IT de una empresa. 

Otros ejemplos: 

• Es Shadow IT cuando el departamento de marketing utiliza un software externo, como por ejemplo Mailchimp para mandar sus campañas de email marketing. 

• Es Shadow IT cuando un empleado instale un acceso a internet, por su cuenta, para conectar sus dispositivos personales. 

Shadow IT y el caos que puede suponer para tu empresa y sobre todo, departamento IT

El problema principal del Shadow IT, sin duda, es la seguridad. Cada acción tecnológica realizada en una empresa, tiene que estar sujeta a un plan o estrategia de seguridad, para evitar robos, fugas de datos o que el sistema pete directamente, provocando que tus empleados no puedan seguir trabajando. 

• Los empleados, en la mayoría de casos, no se preocupan por dicha seguridad, simplemente, si necesitan algo, lo consiguen sin tener en cuenta las consecuencias que esto puede conllevar a la empresa. Por eso, es importante, establecer unas normas claras. Determinar que el departamento IT es el encargado de llevar a cabo cualquier tipo de instalación, así como, debemos poseer su consentimiento para adquirir un nuevo software o cualquier herramienta ajena a la empresa. 

Ningún sistema está exempto de vulnerabilidades y brechas de seguridad, sino que son las soluciones y las medidas de seguridad que se ponen que permiten evitar dichas vulnerabilidades y brechas de seguridad. Pero si no se tienen en cuenta estas medidas o todo el mundo, dentro de la empresa, empieza a descargar e instalar herramientas y plataformas sin ton ni son, el caos está garantizado. 

Qué tiene de bueno el Shadow IT

Quizás “bueno” no es la palabra, pero sí útil. Cuando una empresa detecta que tiene problemas de Shadow IT, a parte de intentar pararlo como sea, una de las principales cosas que tiene que hacer es preguntarse: ¿No pongo las herramientas adecuadas a disposición de los empleados? ¿No conozco suficiente las necesidades de mis empleados? ¿No hay una buena comunicación entre departamentos? ¿El departamento IT no desempeña sus funciones correctamente? 

En vez de escandalizarte por el Shadow IT, debes aprovecharlo para sacar conclusiones provechosas y que te ayudarán a mejorar en tu empresa, como por ejemplo, estableciendo políticas de trabajo que faciliten y agilicen la comunicación entre departamentos y que unos sepan las necesidades de otros y así solventarlas. 

El Shadow IT es una oportunidad para reestructurar la ciberseguridad de tu empresa y tomar medidas más efectivas y alineadas para toda la empresa. 

Cómo evitar el Shadow IT

Una cosa importante a tener clara es que no debemos combatir el Shadow IT, sino gestionarlo. 

Para ello es importante: 

• Disponer de una estrategia de ciberseguridad

• Conocer las necesidades de los empleados: Preguntarles qué herramientas necesitan para desempeñar su trabajo te ayudará a valorar si te interesa disponer de ellas y qué opciones tienes para garantizar la seguridad de tu empresa. 

• Establecer políticas de seguridad y comunicación interna entre departamentos

• Concienciar a los empleados en términos de ciberseguridad

• Establecer soluciones de seguridad informática como endpoints, firewalls, antiphishing, etc. 

Aprovecha el Shadow IT para mejorar la seguridad de tu empresa, y sácale el máximo partido a esta práctica tan poco recomendable. 

Para cualquier consulta o si necesitas una solución de ciberseguridad en tu empresa estaremos encantados de ayudarte. Para ello, ponemos a tu disposición nuestro contacto.