Privacidad y seguridad de los datos en empresas durante la desescalada

Frente a la situación de desescalada que nos encontramos tras la pandemia, se están imponiendo unas medidas de seguridad dentro de las empresas bastante estrictas, como por ejemplo: tomar la temperatura antes de entrar, asegurar la distancia de entre 1’50 y 2m, garantizar que se lavan las manos con frecuencia, entre muchas otras. Unas medidas pero, que empiezan a hacernos cuestionar si vulneran nuestra privacidad y seguridad.  

Como CEO, ¿qué medidas de seguridad puedo imponer a mis empleados? A continuación vamos a hacer un repaso de todas estas medidas. 

La privacidad y seguridad de tus datos en las medidas aplicadas por las empresas en la desescalada

Medidas imprescindibles que deben cumplir y garantizar las empresas 

• Garantizar que tus empleados pueden estar entre 1,50 y 2m de distancia unos de otros. 

• En caso de que se pueda seguir teletrabajando o se vea complicado cumplir con la distancia de seguridad, se recomienda trabajar en remoto. 

• En caso de no poder teletrabajar, se pide la planificación de turnos laborales.

• Incremento del servicio de limpieza de las instalaciones, sobre todo los servicios o cocina. 

• Proveer de dispensadores de gel automáticos en salidas y entradas, ofrecer mascarillas, guantes, pantallas, etc. 

Preguntas frecuentes (FAQS) sobre medidas de seguridad para la desescalada en las empresas 

¿Puedo tomar la temperatura a los empleados? ¿Y a los clientes? 

Debemos tener en cuenta, que esta es una medida que se encuentra recogida en el art. 9.2 b) RGPD (Reglamento General de Protección de Datos), como un dato de carácter especial de salut amparado en el derecho laboral, se podrá imponer siempre y cuando se cumpla con los siguientes requisitos: 

• Esta medida sólo podrá imponerse en aquellas empresas donde el riesgo de propagación o contagio sea alto. Además, si se implementa, como medida complementaria es obligatorio poner a disposición del empleado mascarillas, guantes y geles desinfectantes.

• Imprescindible garantizar, en todo momento, la confidencialidad de los resultados obtenidos. Y en caso de un resultado positivo, es importante comunicarlo en privado al empleado. 

• No se recomienda llevar un registro asociativo ni identificativo. No puedes olvidar que esta medida no es nada más que un contención rutinaria, sin otra finalidad que la de control de acceso. 

Por lo que hace a los clientes, sólo se podrá tomar la temperatura en caso de: 

• Acceso a zonas, comercios, centros o instalaciones en las cuales haya un alto riesgo de propagación o contagio. Además, al igual que pasa con las empresas, es imprescindible poner a disposición de los clientes mascarillas, guantes y gel desinfectante. 

• Prohibido asociar la temperatura tomada a datos personales del afectado, por tanto, en ningún caso se le puede pedir que se identifique. 

• En caso que se decida llevar a cabo esta medida, es importante elaborar una política de privacidad así como procedimientos específicos. 

• En caso que algún cliente presente una elevada temperatura y se le niegue el acceso al recinto, éste puede actuar o reaccionar notificando que la alta temperatura se debe a otra razón. Es por este motivo, que el personal que realice las tomas de temperatura deberá estar cualificado para valorar esas razones. 

¿Qué debo tener en cuenta para la instalación de cámaras térmicas? 

La AEPD ya advertido que la instalación de cámaras térmicas deberá ir acompañada de carteles informativos en zonas visibles, así como, una buena política de privacidad de datos. 

Además, los datos recopilados no podrán ser utilizados para fines distintos al de contención y salubridad en las instalaciones del comercio o empresa. 

¿Puedo pedir a mis empleados que se sometan a un test de la Covid-19? 

Sí, puedes pedirlo, pero siempre con las siguientes condiciones complementarias:

• Se debe implementar como una medida excepcional y accesoria a otras. Pero, es preferible utilizar y priorizar medidas mucho menos intrusivas. 

• Para poder solicitar esta prueba, es necesario haber constatado la existencia de un riesgo relevante para el propio trabajador o para terceros (casos asintomáticos) 

• En caso de realizar la prueba, ésta deberá realizarla personal cualificado y dentro de un procedimiento de reconocimiento médico por situación excepcional. 

¿Está permitido el uso de máquinas de generación de gases ozono y desinfección? 

El 27 de abril de 2020 el Ministerio de Sanidad habló sobre el uso de biocidas, especificando que se pueden utilizar siempre y cuando se cumplan los requisitos anteriores: 

• No se apliquen los gases en presencia de personas. 

• Los aplicadores dispongan de los equipos de protección adecuados. 

• Ventilar la zona antes de su uso. 

Nota importante, los túneles de ozono o arcos de desinfección están prohibidos. 

Otras medidas a tener en cuenta

• Se debe elaborar un procedimiento interno de desconfinamiento

• Planificación del trabajo según las fases corporativas de desescalada 

• Generar un nuevo plan de continuidad del negocio. 

• En caso de haber prestado material para el desarrollo del teletrabajo, es importante crear un plan de devolución responsable para garantizar que se devuelve en las misma condiciones de entrega. 

• Restablecimiento de las medidas de seguridad técnica y de ciberseguridad, reconfiguración de firewalls, monitorización de sistemas, análisis de vulnerabilidades, auditorías de cumplimiento. 

Llevando a cabo las siguientes acciones y teniendo en cuenta todos los requisitos, no deberías vulnerar los derechos de privacidad y seguridad de tus empleados. 

Si no dispones de las medidas de seguridad informática o ciberseguridad necesaria para poder implementar estas medidas y garantizar la integridad de los datos de tus empleados o clientes, puedes contactar con nosotros y te ayudaremos a implementar dichas medidas.